1. Schaffen Sie ein zielgerichtetes Office-Design!
Ein zielgerichtetes Office-Design vereint die Anforderungen des Unternehmens und die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Zusammen bilden sie die Richtschnur für eine Umgestaltung des Büros. Worauf müssen Sie dabei achten?
Neue Bedeutung des Büros verstehen
Mitarbeiter kommen nicht mehr jeden Tag ins Office. Das bedeutet jedoch nicht, dass der physische Raum weniger Bedeutung für die Mitarbeiter hat. Im Gegenteil: Menschen sind soziale Wesen. Sie werden das Büro daher besonders schätzen, um immer mal wieder mit ihren Kollegen zusammenzukommen, soziale Kontakte zu knüpfen und Ideen auszutauschen. Oder: Sie nutzen das Office, um Abwechslung zu ihrem Heimarbeitsplatz zu erhalten. Das physische Büro wird daher für viele Angestellte wichtiger.
Raum effizient nutzen
Wenn nicht mehr alle Mitarbeiter im Büro sind, ist es überflüssig, jedem Einzelnen einen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. In der Praxis benötigen Sie somit weniger Bürofläche. Sie könnten mit Ihrem Unternehmen daher theoretisch in einen kleineren Office-Space ziehen und so Geld sparen.
Oftmals macht es jedoch mehr Sinn, den neu gewonnenen Raum anders zu nutzen. Denn: Wenn Ihre Mitarbeiter im Büro zusammenkommen, benötigen Sie verstärkt Meeting- und Kollaborationsräume, die Ihnen Platz für eine effiziente Zusammenarbeit und einen persönlichen Austausch geben.
Experimentieren Sie dafür mit neuen Raumkonzepten. Testen Sie Besprechungsräume, Breakout-Zonen und private Arbeitskabinen, um herauszufinden, was Ihre Mitarbeiter im Büro besonders oft nutzen. Und: Für Angestellte und Freelancer, die nicht in Unternehmensnähe wohnen, können Sie Coworking Spaces anmieten. Auf diese Weise können Sie ihnen einen weiteren Arbeitsplatz neben ihrem eigenen Zuhause bieten.
Das Physische mit dem Digitalen verbinden
Um eine reibungsfreie Zusammenarbeit zu ermöglichen, müssen Sie die Lücke zwischen Büro und Homeoffice schließen. Als die Corona-Pandemie Angestellte zwang, von zuhause zu arbeiten, waren Videokonferenzen plötzlich alltäglich. Dabei zeigte sich schnell: Ein einfacher Laptop mit Webcam und eine Kommunikationssoftware wie Zoom reichen für eine produktive Zusammenarbeit nicht aus. Ein zielgerichtetes Office-Design muss daher über eine umfassende, hochmoderne Kommunikations- und Kollaborationsinfrastruktur verfügen.
Dazu zählt zum Beispiel Technologie mit hochwertigen Audio- und Videofunktionen, damit jeder jeden sehen und hören kann. Diese sollte zum Beispiel den aktiven Sprecher hervorheben und Namen und Profile einblenden. Und: Live-Untertitel, Live-Transkriptionen und Chats helfen, dem Gespräch einfacher und aktiv zu folgen.
Neben einem ausgereiften Videokonferenzsystem benötigen Sie auch digitale Whiteboards, mit denen Sie ohne Barrieren vom Büro und von zuhause aus kollaborieren können. Kurz gesagt: Investieren Sie in Technologie und Software, die Ihre Mitarbeiter überall und jederzeit verbindet.
2. Organisieren Sie die Belegung der Arbeitsplätze!
Wenn nicht mehr jeder Mitarbeiter seinen eigenen Arbeitsplatz hat, müssen Sie die Belegung der Schreibtische transparent organisieren. Dafür benötigen Sie eine Software, mit der Angestellte Arbeitsplätze schnell und einfach buchen können. Nur so können Sie Frustration vermeiden. Denn: Nichts ist ärgerlicher, als wenn Mitarbeiter den Weg zum Büro auf sich nehmen, dann jedoch keinen Arbeitsplatz finden.
3. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein!
Damit Mitarbeiter motiviert und produktiv arbeiten, benötigen sie Arbeitszeitregelungen und Arbeitsplätze, die zu ihnen passen. Ist das nicht der Fall, sind sie demotiviert und fühlen sich unterbewertet. Die Folge: Früher oder später verlassen sie das Unternehmen.
Sie sollten Ihre Mitarbeiter daher in jeder Phase der Umstellung auf hybride Arbeit miteinbeziehen. Finden Sie also heraus, was sich Ihre Angestellten im Büro wünschen. Auf diese Weise decken Sie wichtige Schwerpunkte auf, die Sie bei einem Redesign des Office berücksichtigen müssen. Halten Sie Mitarbeiter zudem über den Fortschritt auf dem Laufenden. So fühlen sich diese konstant mit in den Prozess eingebunden. Sie können weitere Ideen einbringen, wie das neue Büro aussehen kann.
4. Bleiben Sie flexibel!
In einem ersten Schritt hin zu hybrider Arbeit ist es wichtig, die neue Funktion des Büros zu identifizieren. Die gewonnenen Erkenntnisse sollten Sie jedoch nicht in ein starres Konzept verwandeln. Denn: Hybride Arbeit wird sich in jedem Unternehmen anders entwickeln. Stellen Sie daher sicher, dass Sie ein Konzept für hybride Arbeit entwerfen, das Sie immer wieder unkompliziert anpassen können.
Um beispielsweise neue Bedürfnisse für das Büro-Layout auszumachen, benötigen Sie ein Arbeitsplatzbuchungssystem, mit dem Sie die Nutzung von Arbeitsplätzen auswerten können. Auf diese Weise können Sie Ineffizienzen und Nachfragespitzen erkennen und so Ihr Office-Design optimieren.
Fazit
Die Einführung hybrider Arbeit erfordert nicht nur, eine produktive Arbeitsumgebung für das Homeoffice zu schaffen. Sie müssen auch das Unternehmensbüro so anpassen, dass es die Anforderungen einer physisch-digitalen Kollaboration erfüllt. Dabei sollten stets die Bedürfnisse der Mitarbeiter im Mittelpunkt stehen. Sie entscheiden, wie sie sich wohlfühlen und was sie benötigen, um sich auf ihre Aufgaben konzentrieren zu können. Eine entscheidende Rolle spielt dabei die richtige Technologie. Sie vernetzt Arbeitsplätze so miteinander, dass keine Lücke mehr zwischen Unternehmensbüro und Homeoffice besteht.
Seit der Coronakrise stellen immer mehr Unternehmen in Deutschland auf Homeoffice um. Angestellte setzen sich daher nicht mehr jeden Tag im Büro, sondern zuhause an den Schreibtisch. Wie kommen sie damit zurecht? Wir stellen 5 Homeoffice-Typen vor und erklären, vor welchen Herausforderungen Mitarbeiter bei der Heimarbeit stehen. Und: Wir zeigen, wie Sie sie dabei unterstützen können, im Homeoffice produktiv und zufrieden zu arbeiten.
Typ 1: Der Isolierte
Der Isolierte lebt allein. Er verfügt daher über keine Struktur, die ihm eine Zeitplanung für den Arbeitstag auferlegt. Was für andere Flexibilität und Freiheit bedeutet, ist für den Isolierten eine Herausforderung. Denn: Er schätzt das Büro. Es gibt ihm eine klare Trennung zwischen Arbeit und Privatleben. Dabei war für ihn vor allem der tägliche Weg zwischen seinem Zuhause und der Firma eine Übergangsphase, die ihn in Arbeitszeit und Freizeit unterscheiden lässt.
In seinem Arbeitsalltag hat der Isolierte zwar über Online-Meetings Kontakt zu seinen Kollegen. Dennoch fühlt er sich einsam. Ihm fehlt der persönliche und fachliche Austausch. Er schätzt die Gemeinschaft im Office. Er würde daher am liebsten jeden Tag ins Büro fahren.
Typ 2: Der Selbstbestimmte
Der Selbstbestimmte schätzt die neue Freiheit, von zuhause aus zu arbeiten. Er kann dort seinen Wunsch nach mehr Autonomie im Arbeitsalltag ausleben. Er geht im Homeoffice daher seinem eigenen Tages- und Arbeitsrhythmus nach. Er arbeitet an unterschiedlichen Plätzen in seiner Wohnung, kocht und isst die Mahlzeiten, die er will, und baut zwischendurch Pausen ein, um privaten Angelegenheiten – wie Haushalt und Familie – nachzugehen. Für ihn ist das Homeoffice daher eine echte Bereicherung. Das Ergebnis: Der Selbstbestimmte ist zuhause genauso produktiv wie im Büro. Er ist zufriedener.
Typ 3: Der Kreative
Der Kreative hat ein ambivalentes Verhältnis zum Homeoffice. Zum einen genießt er die freie Zeiteinteilung zuhause. Er schätzt, dann seinen Aufgaben nachgehen zu können, wenn er sich danach fühlt. Zum anderen ist der Kreative zwar fit mit allen digitalen Tools. Er empfindet die Technologien jedoch als nicht geeignet, um mit seinen Kollegen kreativ und produktiv zusammenzuarbeiten. Denn: Gute Ideen entstehen oft spontan und in persönlichem Austausch. Für gute Ergebnisse fehlen dem Kreativen daher Inspiration und Impulse seiner Umgebung.
Typ 4: Der Vorsichtige
Der Vorsichtige will sich auch mit Abklang der Pandemie weiter vor einer Erkrankung schützen. Er ist ängstlich und empfindet die Arbeit von Zuhause daher als Segen. Sie vermittelt ihm ein Gefühl von Sicherheit. Dazu trägt auch bei, dass er nicht mehr jeden Tag ins Büro fahren und dort Kontakt mit vielen Menschen haben muss. Für seine Arbeit bedeutet das: Er ist zuhause besonders produktiv. Er kann sich voll auf seine Aufgaben konzentrieren, ohne sich Sorgen um eine Infektion zu machen.
Typ 5: Der Überforderte
Der Überforderte übernimmt zuhause Arbeit und familiäre Aufgaben zugleich. Das Resultat: Er schafft es kaum, der doppelten Verantwortung gerecht zu werden. Sein Tag ist vollgepackt mit Online-Meetings, dem Abarbeiten von To-dos, Kinderbetreuung und Haushalt. Das bedeutet: Er fühlt sich oft müde und erschöpft. Ihm fehlt das Büro, um die häusliche Verantwortung hinter sich zu lassen und sich auf seine Arbeitsaufgaben konzentrieren zu können.
Gleichzeitig gibt ihm die Flexibilität des Homeoffice die Möglichkeit, Arbeit und Familie im Alltag nach seinen eigenen Ansprüchen zu organisieren. Auf diese Weise kann er nicht nur seinen Partner entlasten, sondern auch mehr Zeit mit seiner Familie verbringen.
Wie können Unternehmen den Bedürfnissen der 5 Homeoffice-Typen nachkommen?
Die 5 Homeoffice-Typen legen offen, vor welchen Herausforderungen Mitarbeiter zuhause stehen. Verschiedene Studien zeigen, dass sie dabei vor allem gegen Isolation und Unproduktivität kämpfen. Das heißt jedoch nicht, dass sie sich jeden Tag so fühlen. Insbesondere die Kreativen und die Überforderten, die ein ambivalentes Verhältnis zum Homeoffice haben, gehen jeden Tag mit einem anderen Gefühl an den Schreibtisch. Wie können Unternehmen dem begegnen? Wie können Sie dafür sorgen, dass sich Mitarbeiter auch zuhause wohlfühlen und mit Elan an ihre Aufgaben gehen?
Hybride Arbeit als Arbeitsmodell der Zukunft
Ein hybrides Arbeitsmodell bedient die Ansprüche aller 5 Homeoffice-Typen. Denn: Wenn Mitarbeiter frei wählen können, wann sie von zuhause und wann sie im Büro arbeiten möchten, können sie sich jeden Tag immer wieder neu für ihre Arbeitsumgebung entscheiden. Auf diese Weise können sie immer produktiv sein. So würden
die Vorsichtigen und Selbstbestimmten meistens im Homeoffice bleiben,
die Isolierten stets ins Büro kommen und
die Kreativen und Überforderten beide Arbeitsräume abwechselnd nutzen.
Dass hybride Arbeit das Arbeitsmodell der Zukunft ist, zeigen verschiedene Studien. So fand eine Untersuchung der Adecco Group heraus: 3 von 4 Büroangestellten wünschen sich eine Kombination aus Office und Homeoffice. Diese Einschätzung teilt auch eine Studie der Boston Consulting Group, von Stepstone und The Network. Sie fand heraus, dass 81 Prozent der Arbeitnehmer hybrid arbeiten wollen.
Hybride Arbeit erfolgreich im Unternehmen einführen
Um ein hybrides Arbeitsmodell erfolgreich im Unternehmen einzuführen, müssen Sie für die richtige Ausstattung im Büro und im Homeoffice sorgen. Dabei müssen Sie insbesondere das Physische mit dem Digitalen verbinden, um die Lücke zwischen den Arbeitsstätten zu schließen. Dazu benötigen Sie unter anderem verschiedene Cloud-Services und ein professionelles Videokonferenzsystem.
Damit Mitarbeiter stets wissen, wann sie für einen Arbeitstag ins Büro kommen können, müssen Sie die Belegung der Arbeitsplätze effizient organisieren. Denn: Hybride Arbeitsmodelle erfordern weniger individuelle Arbeitsplätze im Office, da nicht immer jeder Angestellte vor Ort arbeitet. Sie müssen jedoch wissen, wann im Büro ein Platz für sie frei ist. Nutzen Sie daher eine Software, über die Ihre Mitarbeiter schnell und einfach Arbeitsplätze buchen können. Weitere wichtige Tipps zur Gestaltung Ihres Büros für hybride Arbeit haben wir in unserem Ratgeber „Hybride Arbeit: Was Sie beim Redesign Ihres Office beachten müssen“ zusammengetragen.
Fazit
Homeoffice ist bei vielen Unternehmen fester Bestandteil des Arbeitsalltags geworden. Um Mitarbeiter dabei produktiv und zufrieden zu halten, ist ein hybrides Arbeitsmodell die richtige Lösung. Dies gibt allen Homeoffice-Typen die Möglichkeit, jeden Tag neu zu entscheiden, wo sie ihren Arbeitstag verbringen wollen. Wie Sie hybride Arbeit erfolgreich im Unternehmen umsetzen, zeigen wir in unserem ausführlichen Best Practice.
2020 hat die Arbeitswelt umgekrempelt. Feste Arbeitsplätze und ständige Anwesenheit im Büro sind einer neuen Flexibilität gewichen. Dabei hat sich gezeigt: Hybrid Work ist das Arbeitsmodell der Zukunft. Das war jedoch nicht die erste disruptive Veränderung in der Arbeitswelt. Seit den 1950ern hat sich das Office immer wieder entscheidend weiterentwickelt. Wie sahen Bürodesign, Arbeitskultur, Office-Kleidung und Technologie am Arbeitsplatz früher aus?
Wir starten eine Reise durch die Zeit und beleuchten die Historie des Arbeitsplatzes. Dabei setzen wir uns an die Schreibtische der vergangenen 7 Jahrzehnte und zeigen das Office von 1950 bis heute. Und: Wir wagen einen Blick in die Büros von morgen und übermorgen.
1950er
In den 1950ern gleichen Büros verrauchten Fabrikhallen. Hierarchische Strukturen dominieren in konservativ geführten Unternehmen. Das Office erinnert an das Industriezeitalter und die Weltkriege.
Bürolayout
Das Bürolayout der 1950er weist dicht aneinander gedrängte Schreibtischreihen in großen Hallen auf. Das erinnert an heutige Großraumbüros. Damals soll das Design jedoch nicht die Kommunikation und die Zusammenarbeit fördern, sondern Mitarbeiter sichtbar und damit produktiv halten. Daher ähnelt der Aufbau eher Fabrik und Fließband als offenen Raumkonzepten von heute. Abteilungsleiter und Chefs haben in den 50ern ihre eigenen Büros. Eckbüros mit Fenstern sind dabei das Statussymbol schlechthin.
Bürokultur
Das Büro der 1950er ist streng hierarchisch. Mitarbeiter sitzen auf einer offenen Etage, während leitende Angestellte in Privatbüros die Belegschaft über Fenster im Blick behalten. In vielen Unternehmen ist es gängig, während der Arbeit zu rauchen und zu trinken.
Bürotechnologie
Das Büro der 1950er verfügt lediglich über zwei wesentliche Elemente, mit denen Mitarbeiter ihren Alltag bewältigen: die Schreibmaschine und das Telefon. Zwar gibt es bereits Computer. Diese sind jedoch so groß, dass sie teilweise ganze Räume einnehmen. Damit sind sie für den alltäglichen Gebrauch unpraktisch.
Bürokleidung
Die Bürokleidung fällt in den 50ern konservativ aus. Sie ist streng geschäftsmäßig – und das an jedem Arbeitstag. Unternehmen erwarten von der Belegschaft, sich konform zu kleiden, mit möglichst wenig Farben. Das Credo: nicht auffallen.
Arbeitszeit
Die 50er weisen bereits ähnliche Arbeitszeiten auf wie heute. So lag das durchschnittliche Pensum der Erwerbstätigen bei rund 43 Stunden pro Woche – eine klare Verbesserung im Vergleich zur ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts und vor allem zum 19. Jahrhundert, in dem eine 70-Stunden-Woche ohne Wochenende und ohne Urlaub keine Ausnahme war.
Frauen in der Arbeitswelt
In den 50ern dominieren Männer die Arbeitswelt. So sind nicht nur 70 Prozent aller Stellen mit Männern belegt, sie nehmen auch nahezu alle Führungspositionen ein. Das zeigt sich auch im Gehalt. Im Durchschnitt verdienen Frauen nur 63 Prozent dessen, was Männer erhalten.
Frauen sind vor der Heirat als Sekretärinnen oder Stenotypistinnen tätig. Nach der Heirat scheiden sie aus dem Berufsleben aus. Sie kümmern sich um Haushalt und Kinder.
1960er
Die 60er führen die grundlegenden Strukturen und Kultur der 50er Jahre weiter. So herrschen nach wie vor ein hierarchisches Gefüge und konservative Umgangsformen. Es zeigen sich jedoch erste Zeichen von Individualismus. Und: Männer und Frauen verbringen ihren Arbeitsalltag nicht mehr streng getrennt. Insbesondere nach offiziellen Arbeitszeiten finden sie noch im Büro zusammen.
Bürolayout
In den 60ern findet Robert Propst, ein Angestellter der Möbelfirma Herman Miller: Das fließbandartige Büro ist zu sehr von Hierarchie und Status geprägt. Er schlägt daher das „Action Office“ vor: Ein offener Raum, der jedoch einzelne Arbeitsplätze jeweils mit drei Wänden vom Rest der Halle trennt. So soll jeder Mitarbeiter mehr Bewegungsfreiheit und Privatsphäre haben. Das Bürolayout setzt sich durch. Später in den 80ern soll sich daraus das Cubicle entwickeln.
Bürokultur
Durch die Erfindung der Antibabypille erhalten Frauen ein größeres Maß an Unabhängigkeit und Freiheit. Männer und Frauen vermischen sich im Arbeitsalltag mehr als in der Dekade zuvor. Insbesondere der Alkohol spielt am Arbeitsplatz nach wie vor eine große Rolle. Häufig trinken Mitarbeiter bis tief in die Nacht und sitzen am Morgen wieder an ihrem Platz. Rauchen ist am Arbeitsplatz zwar immer noch geduldet. Es formt sich jedoch ein Widerstand, unter anderem in der American Cancer Society, der das Rauchen im Office verbieten will.
Bürotechnologie
Schreibmaschine und Telefon erhalten Zuwachs: Zur Bürotechnologie der 60er gesellen sich die ersten kleineren und damit benutzerfreundlichen Computer. Wichtige Erfindungen der Zeit sind zudem manuelle Textverarbeitungsprogramme, die erste Computermaus, der RAM-Chip und kleine Taschenrechner.
Bürokleidung
Die Bürokleidung ist nach wie vor formal und konservativ. Durch die Weiterentwicklung des Bürolayouts, das Mitarbeitern mehr Privatsphäre gibt, verändert sich jedoch auch der Dresscode etwas. Die Kleidung wird in Details individueller, die Farben bunter.
Arbeitszeit
Der Trend aus den vergangenen Jahrzehnten setzt sich fort: Das Arbeitspensum sinkt weiter. Im Durchschnitt arbeiten Angestellte in den 60er Jahren 41 Stunden pro Woche.
Frauen in der Arbeitswelt
Die Einführung der Antibabypille bricht die traditionellen Geschlechterrollen etwas auf. Die 60er sind dominiert von einer lebhaften Bürokultur, in der Männer und Frauen mehr Zeit miteinander verbringen. Das führt auch zur Durchsetzung von Frauenrechten. Dabei soll der Equal Pay Act in den USA dafür sorgen, dass Frauen das Recht auf gleichen Lohn erhalten. In der Praxis sieht das jedoch anders aus: Frauen verdienen im Durchschnitt nur 60 Prozent dessen, was Männer bekommen – weniger als im Jahrzehnt zuvor.
Immerhin steigt die Zahl der Frauen in der Arbeitswelt an: Männer nehmen „nur noch“ 67 Prozent aller Stellen ein. Das liegt vor allem an den jungen, alleinstehenden Frauen, die in den Arbeitsmarkt drängen.
1970er
Die Hippie-Bewegung fordert den Status quo heraus. Sie fördert die Gleichstellung der Geschlechter und der Gesellschaft. Das hat erste Auswirkungen auf die Arbeitswelt. Sie wird ein Stückchen individueller und gleichberechtigter. Durchbrechen kann sie die traditionellen Strukturen jedoch nur in Ansätzen.
Bürolayout
Die bereits in den 60ern konzipierte erste Form des heutigen Cubicles dominiert das Bürolayout der 70er Jahre. Zwar gibt es noch das klassische Großraumbüro der 50er und 60er, Mitarbeiter sitzen jedoch vorwiegend an individualisierten Arbeitsplätzen, die ihnen Freiraum und Autonomie für kreatives Arbeiten geben. Dabei halten immer mehr ergonomische Entwürfe Einzug ins Büro. So wird beispielsweise der erste ergonomische Bürostuhl entwickelt, der Angestellten Komfort bieten und ihre körperliche Gesundheit fördern soll.
Bürokultur
Die Bürokultur der 1970er ist nicht mehr so stark geprägt von strenger Akkordarbeit am Schreibtisch. Der Alltag ist entspannter. Lange Mittagspausen, Gespräche am Wasserspender und Zigarettenpausen sind an der Tagesordnung. Freieres und weniger überwachtes Arbeiten ist Teil des Alltags. Männer dominieren zwar nach wie vor das Office. Die Hippie-Bewegung treibt jedoch die Gleichstellung am Arbeitsplatz voran.
Bürotechnologie
Immer mehr Computer finden sich an Arbeitsplätzen. Diese verfügen über ein einfaches Textverarbeitungsprogramm und die allererste Tabellenkalkulation. Ebenfalls neu im Büro der 70er: Faxgerät, ein Laserdrucker von IBM, das erste lokale Netzwerk (Ethernet) und die Diskette mit 1,44 Datenvolumen.
Bürokleidung
Die 70er-Jahre sind geprägt von der Hippie- und Disco-Kultur. Das Büro nimmt diese Bewegung zögerlich auf. Mehr Farbe und Muster in der Bürokleidung stellt einen fast rebellischen Akt gegen die Konformität der vergangenen beiden Jahrzehnte dar. Im Alltag tragen Frauen und Männer daher nicht mehr ausschließlich formelle Geschäftskleidung.
Arbeitszeit
Der Trend setzt sich fort: Die durchschnittliche Arbeitszeit sinkt in den 70ern weiter und landet bei rund 40 Stunden pro Woche. In der Praxis dürfte es sich um noch weniger Arbeitsstunden handeln. Denn: Die ausgedehnten Mittags- und Zigarettenpausen unterbrechen den Arbeitsalltag regelmäßig.
Frauen in der Arbeitswelt
Nachdem die USA 1963 den “Equal Pay Act“ verabschiedet hat, führt 1970 auch Großbritannien ein Gesetz ein, das eine Ungleichbehandlung von Frauen bei der Bezahlung undbei den Beschäftigungsbedingungen verbietet. Wie in den USA sieht jedoch die Praxis in Großbritannien anders aus. Frauen verdienen im Durchschnitt nur 59 Prozent dessen, was Männer bekommen. Zwar steigt der Anteil der Frauen in der Arbeitswelt weiter an (38 Prozent). Sie üben jedoch nach wie vor eher niedere Büroarbeiten aus. Zudem scheiden Frauen nach der Heirat weiter aus dem Berufsleben aus. Und: Gegen sexuelle Übergriffe müssen sich Frauen selbst wehren. „Sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz“ ist in diesem Jahrzehnt noch kein Begriff, geschweige denn ein strafbares Vergehen.
1980er
In den 80ern verändern technologische Entwicklungen den Arbeitsplatz. Die Generation X strömt auf den Arbeitsmarkt und versucht, die bestehenden, konservativen Strukturen aufzubrechen. Die Work-Life-Balance wird geboren.
Bürolayout
Die Bürogebäude der 80er weisen eine moderne Ästhetik mit klaren Linien aus Glas und Beton auf. Im Office selbst dominieren jedoch billige Kabinen. Unternehmen verlassen ihren Fokus auf eine gesündere, ergonomische Arbeitsumgebung. Sie legen den Schwerpunkt wieder verstärkt auf Produktivität und Rentabilität. Cubicles sollen Mitarbeiter konzentrierter arbeiten lassen.
Bürokultur
Die 80er schaffen die ersten Unternehmenskulturen. Mitarbeiter sprechen nicht mehr nur über Produktivität, sondern auch über Work-Life-Balance. Arbeitgeber führen daher Wellness-Programme ein. Die Generation X strömt auf den Arbeitsmarkt und bringt eine neue Dynamik mit. Aufgewachsen in der Hippie-Zeit brechen sie die alleinige Macht der obersten Geschäftsetage auf. Das mittlere Management gewinnt an Bedeutung. Es schafft eine Kultur, in der Arbeitgeber und Arbeitnehmer zusammen Verantwortung übernehmen und das Unternehmen weiterentwickeln.
Bürotechnologie
Der PC kommt auf den Massenmarkt. Er verändert das Bild des Arbeitsplatzes. Viele Firmen statten ihre Büros mit der jetzt breit verfügbaren Technologie aus. Generell ist das Jahrzehnt von wichtigen technologischen Erscheinungen geprägt. So kommt 1984 der erste Apple Mac auf den Markt. 1985 erblickt das erste Mobiltelefon das Licht der Welt. Im selben Jahr erscheint auch das erste Netzwerk-Dateisystem. 1987 kommt PowerPoint auf den Markt.
Bürokleidung
Unternehmen akzeptieren mehr Farben am Arbeitsplatz. Einige Arbeitgeber wagen es, die legere Geschäftskleidung alltäglich zu machen. So erhalten vor allem Frauen die Möglichkeit, eine breitere Palette an Outfits zu tragen.
Arbeitszeit
Der Trend hin zu weniger wöchentlichen Arbeitsstunden stoppt. In den 80er-Jahren steigt die durchschnittliche Arbeitszeit auf 43 Stunden – und ist damit wieder auf dem Stand der 50er. Das ist auf die Unternehmenskultur zurückzuführen. Diese sieht lange Arbeitszeiten als Zeichen von Engagement.
Frauen in der Arbeitswelt
Frauen erhalten das Recht, sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz ansprechen zu können – ohne Angst haben zu müssen, ihren Job zu verlieren. Das stellt einen Wendepunkt in der Historie dar. Auch wenn der Begriff „sexuelle Belästigung“ bereits 1975 von einer Gruppe von Frauen an der Cornell University geprägt wird, findet er erst in den 80ern Anwendung.
Gleichzeitig steigen auch die Gehälter der Frauen. Sie verdienen jetzt rund 64 Prozent dessen, was Männer bekommen – so viel wie nie zuvor. Und: Mit 43 Prozent aller Stellen belegen Frauen so viele Jobs in der Gesellschaft wie nie zuvor.
1990er
Fortschreitende Technologie revolutioniert den Arbeitsplatz. Konnektivität und Kommunikation erreichen ein nie dagewesenes Level. Gleichzeitig durchdringt immer mehr moderne Mode die Büros und bricht so das traditionelle Bild von formaler Kleidung auf.
Bürolayout
Das Büro der 90er ist deutlich funktionaler als das aus den 80ern. Das spiegelt sich auch im Design wider. Angestellte arbeiten vor allem zwischen Beige, Braun und Grau. Großraumbüros sind wieder mehr verbreitet – diesmal jedoch aus anderen Gründen als in den Jahrzehnten zuvor. Sie sollen die Zusammenarbeit der Angestellten fördern. Einzelne Kabinen in Großraumbüros fallen jetzt deutlich kleiner aus. Mehr Mitarbeiter und damit höhere Kosten zwingen Unternehmen, Platz zu sparen.
Bürokultur
Die Kultur im Office ist so vielfältig wie nie: Männer und Frauen unterschiedlicher ethnischer und sozialer Herkunft arbeiten zusammen. Das bringt auch die in den vergangenen Jahrzehnten immer wieder angetriebene Gleichberechtigung von Frauen weiter voran.
Bürotechnologie
Das Internet findet seinen Weg in die Büros der 90er. Es schafft völlig neue Möglichkeiten der Kommunikation am Arbeitsplatz. Dazu zählt unter anderem der Webbrowser im Jahr 1992 und die E-Mail im Jahr 1993. Und: Mitarbeiter können jetzt mit Adobe PDF (1993), die erste effektive Technologie zur gemeinsamen Verwendung von Dokumenten, JPEGs (1994) und USB (1996) arbeiten. Durch den Technologie-Boom kommt es zu massenhaft Unternehmensgründungen im IT- und Kommunikationsbereich. Dazu zählt auch Google im Jahr 1998.
Bürokleidung
Bürokleidung wird immer legerer. In einigen Branchen müssen Männer keine Krawatte mehr tragen. Frauen können freier wählen, welchen Kleidungsstil sie am Schreibtisch tragen möchten. Unternehmen führen den „Casual Friday“ ein.
Arbeitszeit
Die durchschnittliche Arbeitszeit sinkt wieder etwas. Das ist unter anderem auf das Arbeitszeitgesetz zurückzuführen. Deutschland führt dies 1994 ein und gibt damit vor, dass 8 Stunden Arbeit pro Tag die Norm sind.
Frauen in der Arbeitswelt
Der lange Kampf für mehr Gleichberechtigung am Arbeitsplatz trägt weiter Früchte. Mehr und mehr Unternehmen erwarten von Frauen die gleichen Leistungen wie von Männern. Frauen verdienen nun rund 72 Prozent dessen, was Männer bekommen – ein neues Hoch. Der Anteil der Frauen im Job bleibt wie im Jahrzehnt zuvor bei 43 Prozent.
2000er
Die 2000er revolutionieren die Art und Weise, wie Menschen arbeiten. Dabei verändert vor allem die Technologie Arbeitskonzepte und Kollaboration. Eine Schlüsselrolle nehmen schnelleres Internet und die Einführung von Smartphones auf dem Massenmarkt ein.
Bürolayout
Coworking revolutioniert die Zusammenarbeit. Denn: Mit der Zunahme von Selbstständigen arbeiten nicht mehr alle Mitarbeiter im Unternehmen. Stattdessen mieten sich viele Freiberufler in Coworking Spaces ein und arbeiten dort mit Menschen von anderen Unternehmen in einem Raum. Der Begriff Coworking wird in San Francisco geprägt. Telearbeit entwickelt sich zu einem anerkannten Arbeitskonzept.
Das hat Auswirkungen auf die Büros in Unternehmen. Das klassische Cubicle ist immer unbeliebter. Arbeitgeber setzen auf offene Großraumbüros, damit ihre Angestellten besser kommunizieren und kollaborieren können.
Bürokultur
Während die Generation X in der vergangenen Dekade noch die Hierarchien aufbrechen wollte, verfolgt die Generation Y ein anderes Ziel. Sie will neu definieren, wie eine erfolgreiche Karriere aussieht und wie sie diese erreichen können. Mehr und mehr junge, unternehmerisch denkende Menschen strömen auf den Arbeitsmarkt. Die Bürokultur ist geprägt von Motivation und Innovation.
Bürotechnologie
Die Kommunikation in Unternehmen entwickelt sich rasant weiter. Dabei sorgen vor allem Meilensteine wie das erste Smartphone (iPhone in 2007) und Skype (2003) für wichtige Grundlagen. Und: Social-Media-Portale wie MySpace (2003) und Facebook (2004) gehen an den Start.
Bürokleidung
Die Bürokleidung löst sich in vielen Branchen von den formalen konservativen Vorgaben. Legere Geschäftskleidung – insbesondere in Tech-Startups – wird zum Standard. Unternehmen vertreten die Ansicht, dass Leistung und Wohlbefinden der Mitarbeiter wichtig sind als ihre Kleidung.
Arbeitszeit
Die Arbeitszeit sinkt auf durchschnittlich 38 Stunden pro Woche. Für viele Angestellte der Generation Y gilt das jedoch nicht. Sie wollen in möglichst kurzer Zeit viel Geld verdienen, um eine Weltreise zu unternehmen oder früh in Rente zu gehen. Sie sitzen daher oft bis spät abends und am Wochenende am Schreibtisch.
Frauen in der Arbeitswelt
Die Gleichstellung von Mann und Frau in der Arbeitswelt schreitet voran. Frauen verdienen jetzt 76 Prozent dessen, was Männer bekommen. Damit herrscht zwar nach wie vor eine große Lücke bei den Gehältern. Der Trend aus den letzten Jahrzehnten setzt sich jedoch fort. Daneben steigt auch der Anteil der Frauen in Jobs an. 45 Prozent aller Stellen sind von ihnen besetzt.
2010er
Die Generation Y übernimmt Führungspositionen in Unternehmen und prägt entscheidend die Arbeitskultur. Technologie wird zu einem elementaren und dominierenden Bestandteil jedes Unternehmens.
Bürolayout
Das Bürolayout verändert sich drastisch. Mitarbeiter gehen ihren Aufgaben in hochmodernen, hellen und lebendigen Arbeitsbereichen nach. Dabei haben sie oftmals keinen festen Arbeitsplatz mehr, sondern können sich jeden Tag ihren Platz neu aussuchen. Unternehmen wollen ihren Angestellten einen Ort bieten, an dem sie gerne Zeit verbringen und eine tiefere Beziehung zu ihrem Arbeitgeber aufbauen.
Themen wie Gemeinschaft, Wellness und Nachhaltigkeit gehören zu den von Mitarbeitern besonders geschätzten Aspekten eines Büros. Apple eröffnet dafür in 2017 seinen extravaganten Apple Park. Bloomberg baut mit seiner Europazentrale in London das derzeit nachhaltigste Bürogebäude der Welt (2017). Coworking erlebt einen Boom. Große Akteure wie WeWork bieten Arbeitnehmern moderne Arbeitsplätze außerhalb ihres eigenen Unternehmens.
Bürokultur
Die Generation Y strömt in Führungspositionen multinationaler Unternehmen und verbreitet ihre Vorstellungen einer gesunden Arbeitskultur. Der Fokus der 2010er Bürokultur liegt daher auf harmonischer Zusammenarbeit. Mitarbeiter sind nicht mehr nur Kollegen, sondern auch Freunde, die sich gemeinsam für das Wachstum ihres Arbeitgebers einsetzen.
Vorbild sind dabei vor allem Tech-Startups, die Angestellte flexibel ihre Aufgaben erledigen lassen. Mitarbeiter suchen sich ihre Jobs daher verstärkt danach aus, wie viel Selbstbestimmtheit ihnen ein Arbeitgeber gewährt. Jeder Zweite würde den Arbeitsplatz wechseln, wenn er oder sie auf diese Weise flexible Arbeitszeiten erhält. 35 Prozent würden ihren Job wechseln, wenn sie so Homeoffice erhalten. Das ermittelt eine Studie von Gallup. Daneben steigt auch die Zahl der Freiberufler stark an. Sie wächst zwischen 2014 und 2018 um gut 8 Prozent. Das findet eine Studie von Edelman Research heraus.
Bürotechnologie
Technologie dringt tiefer in die Grundstrukturen von Unternehmen ein. Tools wie Slack, Jira, Google Docs, Zoom und Microsoft Teams werden zur Standard-Ausrüstung vieler Unternehmen. Videokonferenzsysteme und interaktive Bildschirme finden in die Ausstattung von Räumlichkeiten. Eine steigende Zahl von Arbeitgebern nutzt künstliche Intelligenz für ihre Prozesse.
Bürokleidung
Bürokleidung diversifiziert sich. Jede Branche weist ihren eigenen Stil auf. Startups aus allen Bereichen nehmen sich die Tech-Szene zum Vorbild und erlauben Mitarbeitern lockere Outfits, in denen sie sich wohlfühlen. Die Kreativ-Branche fällt durch ihre modischen Looks auf. Lediglich konservative Arbeitgeber wie Banken, Kanzleien und Unternehmensberatungen halten an einer formalen Geschäftskleidung fest.
Arbeitszeit
Mehr Freelancer am Markt machen eine konkrete Schätzung der durchschnittlichen Arbeitsstunden schwierig. Vollzeitangestellte kommen jedoch auf durchschnittlich 37,5 Stunden pro Woche. Damit sinkt die Zahl im Vergleich zur vorangegangenen Dekade marginal.
Frauen in der Arbeitswelt
Die virale #MeToo-Bewegung in 2017 ermutigt Frauen, sexuelle Belästigung und Vergehen offen anzusprechen. Frauenrechte werden so weiter gestärkt. Frauen verdienen jetzt 77 Prozent dessen, was Männer erhalten. Sie belegen 46 Prozent der Stellen am Arbeitsmarkt. Damit sind beide Zahlen jeweils um 1 Prozent im Vergleich zum vorherigen Jahrzehnt gestiegen.
2020er / heute
Die Corona-Pandemie verändert einschneidend die Art und Weise, wie wir arbeiten. Homeoffice wird vorrübergehend da zu einer gesetzlichen Pflicht, wo Mitarbeiter ihre Arbeit zuhause erledigen können. Kommunikationstools wie Microsoft Teams und Zoom gehören zu jedem Arbeitsalltag.
Bürolayout
Während Corona stehen die Büros leer. Mit dem Abklang der Pandemie kehren Arbeitnehmer langsam zurück in ihre Büros. Unternehmen können ihr Office jedoch noch nicht wieder voll auslasten. Mindestabstände zwischen Mitarbeitern sollen erneute Infektionen verhindern.
Unternehmen setzen daher auf hybride Arbeitsmodelle, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Um die Auslastung im Office zu kontrollieren, greifen immer mehr Arbeitgeber auf Desk-Management-Lösungen zurück. Auf diese Weise können sie Kapazität und Dichte von Arbeitsplätzen verwalten – und so Social Distancing einhalten.
Bürokultur
Mitarbeiter suchen verstärkt nach dem Sinn ihrer Aufgaben im Unternehmen. Sie streben nach Jobs, die einem höheren Zweck dienen, als Geld zu erwirtschaften. Sie suchen Motivation über die Werte ihrer Arbeit. Nur einer von sieben Angestellten gibt an, das Gefühl zu haben, einen sinnvollen Job zu haben.
Bürotechnologie
Videokonferenzsysteme und Tools wie Slack, Zoom und Microsoft Teams sind fester Bestandteil jedes Arbeitsplatzes. Big Data kommt immer mehr zum Einsatz, um Prozesse zu optimieren oder um den Erfolg von Projekten zu bewerten.
Bürokleidung
Die Bürokleidung verändert sich im Vergleich zum vorherigen Jahrzehnt wenig. Legere Looks sind in vielen Branchen verbreitet. Aufgrund der Corona-Pandemie tragen viele Mitarbeiter im Office einen Mund-und-Nasenschutz, um sich und andere vor einer Infektion zu schützen.
Arbeitszeit
Die durchschnittliche Arbeitszeit in der Woche liegt je nach Studie zwischen 38 und 41 Stunden. Sie bleibt damit auf dem gleichen Niveau wie seit 70 Jahren.
Frauen in der Arbeitswelt
Frauen belegen weiter 46 Prozent der Stellen am Arbeitsmarkt. Der Gender Pay Gap liegt dabei je nach Studie um die 20 Prozent.
2030er
Wir setzen unsere Reise durch die Zeit fort mit einem Sprung an den Schreibtisch der 2030er. Dazu greifen wir sowohl die bisherigen Entwicklungen als auch die Expertenmeinungen der Futuristen Yesim Kunter und Liselotte Lyngsø auf. In den 2030ern ist das Office ein grüner, nachhaltiger Raum, der von Technologie dominiert wird. Hierarchien sind flacher als je zuvor.
Bürolayout
In der Zukunft arbeiten Angestellte nicht mehr an Laptops oder Computern, sondern über Projektionen. Daher stehen in Büros keine Schreibtische mehr, sondern flexible Sitzbereiche, die sich für Einzelarbeit, Gruppenprojekte und Erholung eignen. Sie erinnern an wohnzimmerähnliche Pausenräume. Zudem verfügen Unternehmen immer öfter über individuelle Räume, die einem bestimmten Zweck dienen. So sind Telefonkabinen und Schlafkabinen gängig.
Um Arbeitsbereiche möglichst lebenswert zu gestalten, zieren Kleingärten die Wände von Büros. Hier bauen Mitarbeiter zum Beispiel ihr eigenes Gemüse an. Die Work-Life-Balance wird elementarer Bestandteil jedes Unternehmens. Arbeitsplätze sind daher verstärkt auf Aktivität und Gesundheit ausgerichtet. Fitnessgeräte sind vollständig in die Büroumgebung integriert. Eltern können Kinderbetreuungs- und Stilleinrichtigen nutzen, um Privatleben und Arbeit besser zu vereinen.
Bürokultur
In den 2030ern setzt sich die Coworking-Bewegung aus dem vergangenen Jahrzehnt fort. Dabei arbeiten immer mehr Menschen von zuhause und anderen Orten aus. Hybride Arbeit ist der Standard in der Arbeitswelt. Um der räumlichen Distanz der Mitarbeiter entgegenzuwirken, liegt im Office der Fokus auf Kollaboration und persönlichen Austausch.
Bürotechnologie
Mitarbeiter nutzen kaum noch Laptops. Stattdessen verwenden sie Projektionen von kleinen Geräten wie Wearable Tech und dem Internet der Dinge. Und: Angestellte im Office können die Temperatur ihres Raums individuell bestimmen. Denn: Bereits in 2020 gaben rund 20 Prozent der Mitarbeiter an, dass ihnen im Büro zu warm oder zu kalt ist.
Bürokleidung
Wearable Tech ist Teil des Modealltags in Büros. Davon abgesehen verändert sich die Bürokleidung kaum. Mitarbeiter in konservativen Branchen setzen weiterhin auf eine formelle Geschäftskleidung. In vielen anderen Branchen herrscht ein legerer Dresscode. Mitarbeiter können sich so kleiden, wie sie sich wohlfühlen.
Arbeitszeit
Die Wochenarbeitsstunden sinken leicht im Vergleich zu den vergangenen drei Jahrzehnten. Im Durchschnitt sitzen Mitarbeiter 36 Stunden am Schreibtisch. Sie wollen mehr Zeit für andere Lebensbereiche haben.
Frauen in der Arbeitswelt
In den 2030ern belegen Frauen die Hälfte aller Stellen am Markt. Dabei sind sie vor allem in Führungspositionen aktiv. Denn: Die Arbeit der Zukunft ist dezentralisiert. Unternehmen setzen auf kleine Teams, die angeleitet werden müssen. Hier übernehmen Frauen die Verantwortung. Dabei verdienen sie rund 81 Prozent dessen, was Männer erhalten. Damit gibt es den Pay Gap in den 2030ern nach wie vor.
2100er
Technologie dominiert die 2100er Jahre. Es gibt keine statischen Büros. Vielmehr sind diese so aufgebaut, dass Mitarbeiter Erfahrungen generieren und so Innovationen schaffen können. Die Bürokultur legt ihren Fokus auf ein Miteinander. Austausch und Interaktion sind wesentliche Schwerunkte des Office der fernen Zukunft.
Bürolayout
In den 2100er Jahren haben Roboter die meisten sich wiederholenden Aufgaben übernommen. Menschen sind daher vor allem für Kreativität und Innovation verantwortlich. Das Office der fernen Zukunft verfügt daher nicht mehr über statische Schreibtische. Denn: Diese sind nicht kreativitätsfördernd. Stattdessen sind Büros darauf ausgerichtet, Mitarbeiter zu inspirieren. Sie sind ein experimenteller Ort, an dem nicht allein die Aufgabe, sondern die Erfahrung, die Aufgaben in der richtigen Umgebung zu erledigen, im Mittelpunkt steht. In der Praxis arbeitet daher beispielsweise ein Grafikdesigner in einem Raum mit sensorischen Elementen. Berührung, Farbe, Geruch und Spiel inspirieren ihn, kreativ zu sein.
Hinter dem Büro der 2100er steht ein durchdachtes Konzept der Nachhaltigkeit. Unternehmen nutzen ausschließlich natürliche Ressourcen wie Solarenergie, Windenergie und Regenwasser. Sie arbeiten daher mit ihrer Umwelt – statt gegen sie.
Bürokultur
Das Office der 2100er ist ein kommunikativer Raum für Begegnungen, in dem Mitarbeiter zusammenkommen, um gemeinsam Interessen zu verfolgen. Er ist ein sozialer und interaktiver Ort, der die Isolation kompensiert, die durch Remote Work entsteht. Die Bürokultur ähnelt daher der Kultur von Meetup-Gruppen.
Bürotechnologie
In den 2100ern sind Computer, Smartphones und Smartwatches überflüssig. Chips in der Umgebung verbinden die physische Welt mit dem Internet der Dinge. Zusätzlich tragen Mitarbeiter unsichtbare Technologie, mit der sie ihre Umgebung telepathisch steuern können.
Bürokleidung
Mitarbeiter tragen Bürokleidung, die aus temperaturgesteuerten Materialien besteht und mit Technologie vernetzt ist. Outfits leuchten in verschiedenen Farben und zeigen Werte wie Temperatur und Gesundheit an. Der traditionelle Anzug bleibt in einer moderneren Form erhalten.
Arbeitszeit
Arbeit und Leben verschmelzen stark. Das macht auch die Erfassung der Arbeitszeit schwierig. Im Durchschnitt liegt die durchschnittliche Wochenstundenzahl schätzungsweise bei 30 Stunden.
Frauen in der Arbeitswelt
Im Arbeitsalltag gibt es kein dominierendes Geschlecht mehr. Frauen arbeiten verstärkt in hochrangigen Positionen. Denn: Sie können sich in kleine Teams besser einfühlen. Daher besetzen sie am Arbeitsmarkt auch mehr Stellen als Männer (53:47).
Lediglich bei der Bezahlung gibt es nach wie vor eine Lücke. Frauen verdienen 90 Prozent dessen, was Männer bekommen. Aufgrund der Entwicklungen der letzten Jahrzehnte geht das Weltwirtschaftsforum davon aus, dass erst in der ersten Hälfte des 23. Jahrhunderts Männer und Frauen gleich viel verdienen werden.
Ein Online-Meeting ist ein virtuelles Treffen, das
aus unterschiedlichen Anlässen,
mit unterschiedlichen Teilnehmerzahlen und
mit unterschiedlicher Dauer
stattfindet. Online-Meetings können daher beispielsweise eine fünfzehnminütige Projektbesprechung zwischen zwei Teammitgliedern oder eine mehrstündige Präsentation vor einem Kunden mit 20 Teilnehmern sein.
Vom Online-Meeting abzugrenzen, sind Webkonferenzen. Bei einer Webkonferenz gibt es in der Regel verschiedene Speaker, die Inhalte vor einem (virtuellen) Publikum präsentieren oder Workshops halten. Teilnehmer an Webkonferenzen müssen häufig ein Ticket erwerben, um daran teilnehmen zu können. In unserem Beitrag konzentrieren wir uns auf das Online-Meeting.
Welche Vorteile haben Online-Meetings für Unternehmen?
Zwar stellen Online-Meetings die Kommunikation im Unternehmen vor eine Herausforderung. Sie können von den virtuellen Treffen jedoch auch profitieren. Welche Vorteile bringen Online-Meetings mit?
Kurzfristige Meetings
Meetings in Person benötigen stets eine Vorlaufzeit. Der passende Raum oder die erwünschte Location müssen zur Verfügung stehen. Und: Teilnehmer müssen für eine Besprechung oftmals anreisen. Spontane Meetings mit mehreren Kollegen, die verteilt an unterschiedlichen Standorten sitzen, sind daher nicht möglich. Das ist bei Online-Calls anders. Teams können sich per Chat schnell kurzschließen und kurzfristig Meetings ansetzen – unabhängig davon, wer gerade wo arbeitet. Das kann Prozesse in Projekten beschleunigen und so schneller Ergebnisse hervorbringen.
Ressourcen sparen
Wenn Meetings online stattfinden, sparen Unternehmen Ressourcen ein. Denn: Sie sparen sich sowohl die Zeit als auch die Kosten für eine Anreise. Das ist vor allem für ein- oder zweistündige Meetings sinnvoll. Denn: Vor Corona war es nicht unüblich, dass Mitarbeiter für ein kurzes Meeting eine lange Zugfahrt oder einen Flug innerhalb von Deutschland oder Europa vornahmen. Das Meeting beanspruchte so schnell einen ganzen Arbeitstag – und belastete ganz nebenbei das Klima. VW konnte seine Reisekosten seit dem Einzug von hybrider Arbeit von 100 Millionen Euro jährlich auf 25 Millionen Euro senken.
Zudem müssen Unternehmen für größere Treffen keine Räumlichkeiten mehr mieten. Sie benötigen kein Equipment und kein eventuelles Servicepersonal.
Kosten für Meetings besser kalkulierbar
Unternehmen können die Kosten für Meetings besser einschätzen. Denn: Sollte ein Meeting mal länger dauern, entstehen keine zusätzlichen Kosten für den gemieteten Raum oder das gebuchte Personal.
Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei Online-Meetings?
Online-Meetings können die Kommunikation und die Effizienz einer Zusammenarbeit beeinträchtigen. Unternehmen stehen dabei insbesondere vor diesen Herausforderungen:
Weniger persönlich
Online-Meetings machen die Interaktion zwischen Mitarbeitern weniger persönlich. Es fehlt der direkte Augenkontakt und das persönliche Miteinander. Das kann Auswirkungen auf die soziale Bindung im Team haben. Dabei haben es vor allem neue Mitarbeiter oder Remote-Only-Mitarbeiter schwer, sich ins Team zu integrieren und Vertrauen aufzubauen. Darunter kann die Motivation und die Mitarbeiterpsyche leiden.
Weniger aufmerksam
Online-Meetings sind nicht immer ein ausgeglichener Dialog, in dem jeder den gleichen Redeanteil besitzt. Oftmals werden Besprechungen von ein oder zwei Personen dominiert, die ihr Wissen teilen. Es ist daher schwer, ein ganzes Online-Meeting über aufmerksam zu bleiben. In vielen Fällen schalten die ersten Teilnehmer bereits nach wenigen Minuten gedanklich ab. Den eigentlichen Zweck – die Planung, Organisation und Besprechung von Projekten – können Sie so daher verfehlen.
Unterschiedliche Zeitzonen
Hybride Arbeit ermöglicht es, Mitarbeiter auf der ganzen Welt zu gewinnen. Sitzen diese jedoch in anderen Zeitzonen, kann das die Terminfindung für ein Online-Meeting schwierig machen. Im schlimmsten Fall müssen bestimmte Mitarbeiter nachts daran teilnehmen. Das wiederum hat Auswirkungen auf Aufmerksamkeit und Motivation.
Technikunterschiede
Damit Online-Meetings einwandfrei ablaufen, müssen alle Teilnehmer über eine moderne technische Ausstattung verfügen. Die Technik an nicht von Unternehmen ausgestatteten Arbeitsplätzen ist jedoch häufig nicht State of the Art. Das führt oftmals zu Verbindungsabbrüchen, Bildausfällen und Tonproblemen.
6 Tipps für effiziente Online-Meetings
Wie also können Sie Online-Meetings angehen, dass die Teilnehmer effizient und konzentriert ihre Programmpunkte abarbeiten?
1. Stellen Sie die richtige Technik zur Verfügung
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass sie für eine reibungsfreie Besprechung lediglich die richtige Online-Meeting-Software und ausreichend schnelles Internet benötigen. Bevor Sie sich darum kümmern, sollten Sie in einem ersten Schritt jedoch dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter über die richtige technische Ausstattung für die Calls verfügen. Dazu zählt vor allem ein modernes Videokonferenzsystem. Dies sollte über
Kamera,
Mikrofon und
Ausleuchtung
verfügen. Nur so stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Gegenüber fast wie bei einem persönlichen Gespräch vor sich sehen. Das erleichtert die Kommunikation enorm. Daneben sind auch verschiedene Cloud Services unverzichtbar. Nur so können Sie jederzeit im Gespräch auf alle Dateien, die für Ihr Projekt relevant sind, zugreifen.
2. Nutzen Sie ein leistungsstarkes Online-Meeting-Tool
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass sie für eine reibungsfreie Besprechung lediglich die richtige Online-MeetEin geeigneter Online-Meeting Anbieter weist einen Leistungsumfang auf, der den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Dafür müssen Sie sich zunächst einmal klarmachen, was eine Online-Meeting-Software für Ihre Teams und Projekte können muss. Relevant sind dabei zum Beispiel Fragen wie:
Müssen Dokumente während der Besprechung geteilt werden?
Benötigen Sie eine Chat-Funktion?
Wollen Sie Online-Meetings aufzeichnen?
Wie viele Teilnehmer müssen an einer Sitzung teilnehmen können?
Etablierte Online-Meeting Anbieter am Markt sind unter anderem Microsoft Teams, Zoom und Google Hangout.
3. Legen Sie Thema, Ziel und Ablauf des Online-Meetings fest
Auch wenn viele Unternehmen Online-Meetings improvisiert angehen – ein effizienter Online-Call hat eine klar definierte Agenda:
Definiertes Thema
Jedes Online-Meeting sollte ein festes Thema haben. Auf diese Weise wissen die Teilnehmer genau, was sie erwartet und worauf sie sich vorbereiten können. Dabei sollten Sie nicht zu viele Themenpunkte aufnehmen. Denn: Gehen Zoom Meetings und Google Hangouts zu lange, verlieren Teilnehmer ihre Konzentration und Motivation.
Das Thema ergibt sich meist von selbst, wenn es sich bei dem Online-Meeting um ein Daily Standup oder ähnliches handelt. Dann ist klar, dass es in der Besprechung um den aktuellen Arbeitstag in einem bestimmten Projekt geht.
Klares Ziel
Ein festes Thema für ein Online-Meeting ist noch nicht ausreichend. Das Meeting muss auch ein klares Ziel aufweisen. Das kann zum Beispiel die Vergabe neuer Aufgaben oder die Entscheidung für das weitere Vorgehen in einem Projekt sein.
Festgelegter Ablauf
Damit die Teilnehmer in einem Online-Meeting wissen, wann welches Thema auf der Agenda steht, sollten Sie einen festen Ablauf für die Besprechung definieren. Legen Sie dazu für jedes Thema bzw. Unterthema einen zeitlichen Rahmen fest.
Erwarten Sie bei einem Thema eher eine Diskussion als eine kurze Absprache, sollten Sie dafür entsprechend mehr Zeit einplanen. Nur so stellen Sie sicher, dass der Call nicht länger dauert als angesetzt. Bei zeitlich umfangreichen Meetings sollten Sie die Agenda vorher an alle Teilnehmer verschicken. So wissen diese, wann was ansteht. Das hilft, schneller von Punkt zu Punkt zu gehen.
Und: Längere Online-Meetings sollten Sie durch Pausen unterbrechen. 5 oder 10 Minuten reichen oftmals bereits aus, damit sich Teilnehmer gedanklich wieder sammeln können.
4. Bereiten Sie die Inhalte für das Online-Meeting gut vor
Jeder Inhalt für ein Online-Meeting sollte gut vorbereitet sein. Achten Sie dabei auf diese Leitlinien:
Nicht zu viele Inhalte in kurzer Zeit
Ob Face-to-Face oder im Online-Call: Zu viele Informationen in kurzer Zeit überfordern Mitarbeiter. Bauen Sie Ihre Inhalte daher so auf, dass diese Platz für Denkpausen und Einwürfe der Teilnehmer haben. Dazu ist es wichtig, dass Sie langsam sprechen.
Keine Monologe
Gerade für Führungspersonen, die ihren Mitarbeitern viel Input geben wollen, ist es eine Herausforderung, keine Monologe zu führen. Achten Sie daher darauf, die Teilnehmer immer wieder über Fragen oder Rückfragen, ob alles verstanden wurde, einzubinden.
Vielseitige Präsentationen
Um Ihren zu vermittelnden Content möglichst verständlich aufzubereiten, können Sie zum Beispiel Daten grafisch aufbereiten und Funktionen wie Shared Screens nutzen. Das lockert den Ablauf des Online-Meetings auf und hält Konzentration und Motivation hoch.
Spiele für Online-Meetings
Handelt es sich um einen informellen Call, wie beispielsweise ein monatliches Teamevent, können Sie Online-Meetings auch auflockern. Das geht zum Beispiel mit Spielen, die als „Ice Breaker“ dienen.
5. Bestimmen Sie einen Moderator
Größere Gruppen benötigen einen Verantwortlichen, der das Online-Meeting leitet. Legen Sie daher vorher einen Moderator fest. Dieser hält die Struktur im Gespräch und führt durch die Agenda. Er erteilt das Wort, so dass alle Teilnehmer gehört werden und nicht durcheinanderreden. Kleinere Gruppen benötigen in der Regel keine Moderation.
6. Führen Sie Protokoll
Bei längeren Online-Meetings ist es wichtig, dass Sie wichtige Ergebnisse und Entscheidungen schriftlich festhalten. Zwar kann es sein, dass einige Mitarbeiter ihre eigenen Notizen machen. Diese sind oft jedoch unvollständig und beinhalten nur die Punkte, die für sie selbst relevant sind.
Ein Protokoll sorgt dafür, dass Mitarbeiter Verantwortlichkeiten im Team im Überblick behalten. Und: Es verhindert, dass die subjektive Erinnerung der Teilnehmer unterschiedliche Ergebnisse generiert. Sie können Online-Meetings zudem zusätzlich aufzeichnen. Auf diese Weise können sich Mitarbeiter besonders komplexe Fragestellungen der Besprechung noch einmal anschauen.
Das fertige Protokoll mit allen Zuständigkeiten und Deadlines sollten Sie an alle Teilnehmer des Online-Meetings schicken. Auf diese Weise vermeiden Sie unnötige Nachfragen, Wiederholungen und Verzögerungen im nächsten Call.
Fazit
Online-Meetings gehören zum Alltag hybrider Arbeit. Um diese effizient zu gestalten, müssen Sie die Meetings vorbereiten, mit einer klaren Struktur leiten und wichtige Ergebnisse festhalten. Auf diese Weise können Sie Online-Besprechungen nahezu so erfolgreich wie persönliche Meetings nutzen, um Projekte voranzutreiben.
Damit hybride Arbeitsmodelle reibungsfrei funktionieren, müssen Sie eine Unternehmenskultur schaffen, die auf gegenseitigem Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beruht.
Zum einen müssen Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber vertrauen können, dass dieser ihnen Sicherheit und Schutz bietet. Zum anderen müssen Unternehmen ihren Angestellten vertrauen, dass diese ihre Arbeit so erledigen, wie es für sie am besten funktioniert. Eine hybride Arbeitsweise sollte Mitarbeiter ihre Leistung daher zeit- und ortsunabhängig erbringen lassen. Wie und wann Arbeitnehmer ihren Aufgaben nachgehen, sollten Unternehmen nicht bewerten. Das Team und die Abteilung müssen dafür verstehen, worauf Angestellte hinarbeiten. Mehr Bedeutung erhält in diesem Kontext daher die Beziehung zwischen Manager oder Teamleiter und den Angestellten. Letztere müssen sich mit ihrem Vorgesetzten wohlfühlen. Sie müssen verstehen, welche Ergebnisse von ihnen erwartet werden.
Um eine Unternehmenskultur des Vertrauens zu schaffen, sollten Sie eine Arbeitsumgebung kreieren, die auf Transparenz und Dialog basiert. Auf diese Weise können Sie nach und nach eine hybride Arbeitswelt schaffen, in der Mitarbeiter und Unternehmen harmonieren – ohne dauerhafte Anwesenheit und somit ohne Kontrolle.
Etablieren Sie eine reibungsfreie Kommunikation
Damit Vertrauen Teil der Unternehmenskultur wird und Arbeitsprozesse effizient ablaufen, benötigen Sie auf allen Ebenen eine reibungsfreie Kommunikation. Sie schaffen diese über die drei folgenden Säulen:
Verbindungen aufrechterhalten
Wenn Mitarbeiter plötzlich nicht mehr jeden Tag im Büro sind, können Sie die Verbindung zu ihrer Organisation verlieren. Sie müssen daher dafür sorgen, dass sich Mitarbeiter auch im Homeoffice, Coworking Space oder Café als Teil des Ganzen fühlen. Dabei haben vor allem Manager und Teamleiter die Verantwortung, den Draht zu ihren Angestellten und die Kommunikation unter ihnen aufrechtzuerhalten.
In Technologie investieren
Um die Kommunikation möglichst einfach zu gestalten, müssen Unternehmen die technologischen Voraussetzungen für hybrides Arbeiten schaffen. Dafür müssen sie in die richtige Software – wie beispielsweise in Projektmanagement- und Kommunikationstools – investieren. Nur so können Sie sicherstellen, dass zwischen Abteilungsleitern, Teams und einzelnen Mitarbeitern ein ständiger Informationsfluss herrscht. Nur so können sie effektiv zusammenarbeiten.
Für Informationsgleichheit sorgen
Im Office zirkulieren Informationen ganz natürlich. Zwischen Büro, Flur und Kaffeemaschine teilen Mitarbeiter ihren aktuellen Stand, Herausforderungen und Erfolge. Arbeitnehmer im Homeoffice bekommen das nicht mit. Unternehmen stehen daher vor der Herausforderung, für Informationsgleichheit zu sorgen. Diese ist unverzichtbar, damit Mitarbeiter effizient arbeiten können. Dafür ist es wichtig, dass Angestellte an Meetings, die in Person im Office stattfinden, online teilnehmen können. Dabei kann es Sinn machen, regelmäßige Meetings wie Daily Standups stets online abzuhalten. Auf diese Weise begegnen sich alle Mitarbeiter auf einer Ebene.
Insbesondere Startups wissen bereits, wie das geht. Sie setzen auf flache Hierarchien und agile Kommunikation. Dabei nutzen sie für One-on-Ones und kleine Brainstormings Tools wie Slack. Für Daily Standups greifen sie auf Software wie Zoom oder Google Meet zurück.
Fördern Sie Autonomie
Jeder Angestellte arbeitet anders. Einige von ihnen schätzen die direkte Kommunikation mit ihren Teamkollegen und kommen daher an vielen Tagen ins Büro. Andere dagegen sind vor allem produktiv, wenn sie zuhause am Schreibtisch ihren Aufgaben nachgehen können. Hybride Arbeitsplatzmodelle sollten Mitarbeiter daher jederzeit selbst entscheiden lassen, wo sie arbeiten.
Damit ist es jedoch noch nicht getan. Wichtig für hybride Arbeitsformen ist auch, dass Arbeitnehmer im Homeoffice selbst entscheiden können. Nur so können Sie es vermeiden, dass diese ständig Rückfragen haben. Das senkt die Effizienz. Abteilungsleiter sollten ihren Mitarbeitern daher – in einem bestimmten Rahmen – mehr Verantwortung übertragen. Auf diese Weise können sie kleine, für ihren Arbeitsfortschritt relevante Entscheidungen selbst treffen. Das sollte nicht nur für erfahrene Arbeitskräfte gelten. Auch Berufseinsteiger, Azubis und Praktikanten sollten autonom kleine Teilbereiche übernehmen können. Das bedeutet auch: Micromanagement gehört bei hybriden Arbeitsplätzen der Vergangenheit an.
Denken Sie Produktivität neu
Bisher galt in vielen Unternehmen: Wer im Büro anwesend ist, arbeitet produktiv. Hybride Arbeit verändert dieses Arbeitsverständnis. Wenn Arbeitnehmer plötzlich von Zuhause aus arbeiten, wissen ihre Vorgesetzten nicht mehr, ob sie tatsächlich am Schreibtisch sitzen.
Unternehmen müssen sich daher vom Konzept Kontrolle verabschieden und Produktivität neu denken. Dazu dürfen sie Produktivität und geleistete Arbeitsstunden nicht mehr an Anwesenheit knüpfen. Stattdessen sollten sie ihren Fokus auf das Arbeitsergebnis legen. Das eignet sich vor allem dann, wenn Arbeit in vorzeigbaren Ergebnissen resultiert.
Schwieriger wird es, wenn die Arbeit nicht in der Erstellung von Dokumenten, einer sichtbaren Fehlerbehebung oder anderen nachvollziehbaren Resultaten besteht. Hier bedarf es Vertrauen. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern vertrauen, dass diese ihre Aufgaben eigenverantwortlich erledigen.
In der Praxis sollten Sie mit Ihren Angestellten vorher klären, welche Aufgaben eine persönliche Anwesenheit erfordern und welche sie remote besonders gut erledigen können. Dabei können Sie mit Mitarbeitern zusammen Wege der Produktivitätsmessung festlegen. Wichtig ist in diesem Kontext, dass Sie Ihre Arbeitnehmer bei diesem Prozess nicht außen vor lassen. Denn: Nur wenn Sie mit ihnen zusammen Ziele setzen, fallen diese auch realistisch aus.
Passen Sie das Büro seiner neuen Funktion an
Hybride Arbeit verändert die Funktion des klassischen Büros. Darauf müssen Sie reagieren. Sie müssen Arbeitsbedingungen schaffen, die den neuen Funktionen gerecht werden. Hybride Arbeitsmodelle machen das Büro zu einem Ort der Zusammenarbeit, des Lernens und der Geselligkeit. Sie sollten daher mehr offene Räume und Meeting Spots zur Verfügung stellen. Dort können sich Mitarbeiter austauschen und produktiv zusammenarbeiten.
Um den neuen Platzbedarf zu schaffen, können sie einige individuelle Arbeitsplätze einstreichen. Wenn Remote Work möglich ist, wird stets ein Teil der Belegschaft nicht im Büro anwesend sein. Sie benötigen daher nicht mehr die volle Zahl an individuellen Arbeitsplätzen. Mitarbeiter teilen sich dann abwechselnd einen Schreibtisch.
Alternativ können Sie das Büro nur noch als Ort der Kollaboration nutzen. Dropbox zeigt hier, wie das aussehen kann. Das Unternehmen hat seine bestehenden Büros in sogenannte Dropbox Studios verwandelt. Dabei handelt es sich um Coworking Spaces, die auf Zusammenarbeit und Gemeinschaftsbildung ausgerichtet sind.
Statten Sie hybride Arbeitsplätze richtig aus
Damit hybride Arbeit richtig funktioniert, müssen Sie sowohl die Office-Plätze am Unternehmensstandort als auch die Heimarbeitsplätze professionell ausstatten. Beide Orte müssen über Equipment verfügen, das Mitarbeiter organisiert und produktiv tätig sein lässt. In der Praxis sollten Sie hybride Arbeitsplätze daher unter anderem mit physischen Produkten für
Mitarbeiter benötigen wesentliche Elemente wie Monitorhalter, Einbausteckdosen, Webcams, Mikrofone, Headsets, Telefonanlagen und Kabelorganizer, um aufgeräumt und komfortabel durch ihren Arbeitsalltag navigieren zu können.
Stellen Sie die richtigen Tools zur Verfügung
Neben einer passenden physischen Ausstattung benötigen hybride Arbeitsplätze smarte Tools. Unverzichtbar ist dabei Software für diese drei Bereiche:
Projektmanagement
Damit Mitarbeiter effizient kollaborieren können, benötigen sie auf ihre Aufgaben zugeschnittene Projektmanagement-Tools. Mit diesen können sie Projekte im Team angehen, Aufgaben zuweisen, Deadlines festlegen und den aktuellen Stand auf einen Blick einsehen. Besonders gängig sind beispielsweise Tools wie Kanban, Notion und Trello. Welche Software sich am besten für hybride Arbeit eignet, müssen Unternehmen ihren Bedürfnissen nach entscheiden.
Kommunikation
Um sich immer wieder abzustimmen, Feedback zu geben und Probleme zu erörtern, benötigen Mitarbeiter die passenden Kommunikations-Tools. Dafür sind vor allem klassische Messenger relevant, die das Zurufen über den Schreibtisch ersetzen und das E-Mail-Aufkommen reduzieren. Und: Online-Meeting-Software wie Microsoft Teams, Skype Business und Zoom erlauben einen schnellen Face-to-Face-Austausch.
Workflows
Sie müssen das Office mit Remote-Arbeitsplätzen so vernetzen, dass Mitarbeiter von überall aus Dokumente abrufen, Nachrichten austauschen und virtuelle Meetings abhalten können. Dafür können Sie vor allem auf Cloud-Services setzen. Dateien und Software sind so zentral gespeichert und können von mehreren Teammitgliedern parallel und in Echtzeit eingesehen, verwendet und bearbeitet werden. Kurz: Mitarbeiter können ihren Workflow effizient und flexibel gestalten.
In Adobe Acrobat Pro können Arbeitnehmer beispielsweise ein Dokument mit einem Klick mit Teammitgliedern teilen und auf Desktop, Tablet oder Smartphone redigieren und kommentieren. Um die Zuständigkeiten im Dokument klar zu regeln, können sie sich per @-Adressierung gezielt ansprechen.
Stärken Sie den Teamzusammenhalt
Eine freundliche Atmosphäre im Büro wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterpsyche und den Teamzusammenhalt aus. So haben bereits kleine, alltägliche Gesten wie ein Lächeln oder ein „Guten Morgen“ auf dem Flur eine positive Wirkung. Sie schaffen soziale Verbindungen, die eine Art Sicherheitsnetz bilden, in dem sich Mitarbeiter wohlfühlen. Das hat Auswirkungen auf die Praxis. Mitarbeiter sind motivierter und trauen sich eher, innovative Ideen zu äußern.
Wenn Angestellte vorwiegend im Homeoffice arbeiten, verfügen sie nicht über diese sozialen Verbindungen. Unternehmen sollten bei einem hybriden Arbeitsmodell daher regelmäßig Teamevents abhalten – am besten persönlich vor Ort. Ist das aufgrund einer räumlichen Distanz nicht möglich, können Teamevents auch online stattfinden. Dabei können Mitarbeiter beispielsweise Online Escape Rooms spielen oder eine virtuelle Weinprobe machen.
Team-Events sind vor allem für neue Mitarbeiter wichtig. Unternehmen können diese zwar digital einarbeiten, die sozialen Verbindungen erhalten sie jedoch erst, wenn sie ihre Kollegen persönlich oder über ein Video-Meetup kennenlernen.
Sollten Sie mit Ihrem Unternehmen auf ein Remote-Only-Modell umsteigen, sollten Sie Mitarbeiter auf anderen Wegen motivieren, sich zu treffen. GitLab ermutigt seine Angestellten beispielsweise, sich persönlich zu treffen. Dafür kommt das Unternehmen für ihre Anreise auf. Alternativ können Sie Angestellte auch über virtuelle Mittagspausen oder ein virtuelles Feierabendbier zusammenbringen. Hier sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt.
Schaffen Sie klare Regeln für Erreichbarkeit und Arbeitszeiten
Während viele Vorgesetzte befürchten, dass Mitarbeiter im Homeoffice weniger arbeiten, ist in der Praxis oftmals das Gegenteil der Fall. Angestellte leisten mehr Stunden und haben das Gefühl, dass sie ständig online erreichbar sein müssen. Das ist jedoch weder gesund noch produktiv.
Um dem entgegenzuwirken, können Sie zum Beispiel Kernarbeitszeiten etablieren oder feste Termine wie einen morgendlichen Check-In und einen abendlichen Check-Out einführen. Das hilft, Anfang und Ende eines Arbeitstages klar zu markieren.
Wollen Sie Ihren Mitarbeitern freie Hand lassen, wann sie arbeiten, sollten Sie unmissverständlich klarstellen, dass ein Arbeitstag in der Regel nach 8 Stunden beendet ist. Und: Dass sie die gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeit von 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen einhalten müssen. Nur so können Sie vermeiden, dass hybride Arbeit Nachteile mitbringt.
Wer muss hybride Arbeit organisieren?
Manager und Teamleiter spielen eine zentrale Rolle, wenn Sie eine hybride Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen einführen und organisieren wollen. Sie bilden die Brücke zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitern. Sie sind dafür verantwortlich, Autonomie, Motivation und Vertrauen in ihren Teams zu steigern.
Leitende Angestellte benötigen für diese Aufgabe nicht nur organisatorische Fähigkeiten, sondern auch emotionale Intelligenz und Online-Kommunikations-Skills. Unternehmen müssen daher die Führungskräfte in ihrer Organisation identifizieren, die innovativ denken, Tools auf eigene Faust testen und mit Routinen und Ansätzen für die hybride Arbeitsweise experimentieren können – und ihre Erfahrungen an Teams weitergeben.
Warum es nicht die eine Lösung für hybrides Arbeiten gibt
Hybride Arbeitsformen könnten nicht unterschiedlicher ausfallen. So geben einige Unternehmen ihren Mitarbeitern freie Hand, wann und wo sie ihre Aufgaben erledigen können. Andere dagegen legen fest, an wie vielen Tagen wer wo arbeiten darf.
Wichtig zu verstehen ist, dass es nicht die eine richtige Lösung für hybride Arbeit gibt. Denn: Hybride Arbeitsmodelle müssen zu internen Prozessen, aktuellen Projekten und Mitarbeitern passen. Das war bereits vor Corona so und wird auch nach Ende der Pandemie so sein. Sie müssen mit Ihrem Unternehmen daher einen individuellen Ansatz finden, der zu Ihrer Organisation passt.
Fazit
Hybride Arbeit vereint das Beste aus klassischer Büroarbeit und Homeoffice. Auf diese Weise sparen Unternehmen Kosten, haben eine größere Auswahl an Fachkräften und können ihre Produktivität und Zufriedenheit steigern. Wenn Sie hybride Arbeitsmodelle in Ihrer Organisation einführen, passen Sie diese an Ihre Prozesse an. Auf diese Weise können Sie von allen Vorteilen, die hybride Arbeit mitbringt, voll profitieren.
Die Pandemie hat Deutschland und große Teile der Welt von heute auf morgen ins Homeoffice geschickt. Bis Ende Juni waren Unternehmen hierzulande sogar per Gesetz dazu verpflichtet, ihren Arbeitnehmern Heimarbeit anzubieten.
Das ist jetzt vorbei. Mitarbeiter kehren nach und nach zurück in ihre Büros. Viele von ihnen sind damit jedoch nicht zufrieden. Denn: Die Art und Weise, wie sie arbeiten wollen, hat sich verändert. Sie haben es zu schätzen gelernt, mehr Flexibilität in ihrem Alltag zu haben. Was viele Unternehmen bisher verkennen: Auch sie profitieren davon, wenn sie ihren Mitarbeitern sowohl einen Arbeitsplatz im Büro als auch einen Arbeitsplatz im Homeoffice anbieten. Wir zeigen in einem ausführlichen Leitfaden, wie hybride Arbeit funktioniert und welche Vorteile diese für Unternehmen mitbringt.
Definition: Was ist hybride Arbeit?
Die Definition hybrider Arbeit fällt nicht einheitlich aus. Grundsätzlich beschreibt hybride Arbeit eine Arbeitsweise, bei der Mitarbeiter frei entscheiden können, ob sie ihre Leistung im Büro, im Homeoffice oder über einen Mix von beidem erbringen möchten. Voraussetzung für hybride Arbeit ist, dass sich die Art der Arbeit dafür eignet.
Wie sieht hybride Arbeit in der Praxis aus?
Wie die hybride Arbeitsweise in der Praxis auftritt, kann sich deutlich unterscheiden. So gibt es Unternehmen, die ihre Arbeitnehmer gänzlich zeit- und ortsunabhängig arbeiten lassen. Das bedeutet: Sie können – losgelöst von Office-Zeiten – frei entscheiden, wann sie ihre Aufgaben erledigen. Und: Sie dürfen an jedem Ort arbeiten, an dem sie produktiv sein können. Als Alternative zum Büro kommt dabei nicht nur das Homeoffice als Arbeitsplatz infrage. Auch andere Orte wie beispielsweise Coworking Spaces und Cafés können als hybrider Arbeitsplatz dienen.
Andere Unternehmen geben einen Rahmen für hybrides Arbeiten vor. Dabei schränken sie zum Beispiel die Ortswahl oder die Zahl der Homeoffice-Tage ein. Wie die hybriden Arbeitsformen konkret ausgestaltet sind, hängt oftmals von der Art der Arbeit und der Rolle der Mitarbeiter im Unternehmen ab.
In der Praxis zeigt sich die Tendenz: Mitarbeiter nutzen die Zeit im Büro, um sich mit Kollegen fachlich auszutauschen und Ablenkungen zuhause zu entfliehen. Homeoffice nutzen sie dagegen, um einen flexiblen Arbeitstag – beispielsweise mit Unterbrechungen für private Angelegenheiten – zu haben.
Tech-Unternehmen als Vorreiter für hybride Arbeitsmodelle
Der Trend hin zum hybriden Arbeitsplatz kommt von den großen US-amerikanischen Tech-Unternehmen. Wie in Deutschland schickten auch diese ihre Mitarbeiter zu Beginn der Pandemie ins Homeoffice. Das zeigte Wirkung. So ließ Reddit im Oktober 2020 wissen, dass es permanent zu einem hybriden Arbeitsmodell wechsele. Arbeitnehmer könnten nach Ende der Pandemie frei entscheiden, ob sie vor Ort im Büro oder zuhause arbeiten möchten.
Twitter und Coinbase ziehen nach
Reddit war jedoch kein Einzelfall. Auch Twitter will seinen Mitarbeitern mehr Flexibilität geben. Dafür hat es mittlerweile Homeoffice in seine Unternehmenswerte aufgenommen. Mitarbeiter können jetzt so oft von Zuhause aus arbeiten, wie sie möchten.
Ähnlich sieht es bei der Kryptowährungs-Handelsplattform Coinbase aus. Sie setzt jetzt auf ein „Remote-First-Arbeitsplatzmodell“. Mitarbeiter können weiter ins Büro kommen, können aber auch ausschließlich von Zuhause aus arbeiten. Coinbase hat das Ziel, ohne ein zentrales Büro voll funktionsfähig zu bleiben.
Microsoft gibt seinen Arbeitnehmern die Möglichkeit, mindestens die Hälfte der Arbeitszeit im Homeoffice zu arbeiten. PayPal, Salesforce und der Online-Immobilienmarktplatz Zillow haben ebenfalls hybride Arbeit eingeführt. Facebook plant derzeit, rund der Hälfte seiner Angestellten zu ermöglichen, dauerhaft aus dem Homeoffice zu arbeiten.
Wie stehen Arbeitnehmer zu hybrider Arbeit?
In den USA ist hybride Arbeit in der Praxis angekommen. Der Impuls dazu ging vor allem von den Arbeitnehmern aus. Sie erwarten von ihren Arbeitgebern hybride Arbeitsmodelle. Das fand eine aktuelle Studie der Adecco Group heraus. Dabei kam die Studie mit dem Titel „Defining the New Era of Work“ zu dem Ergebnis, dass sich 3 von 4 Büroangestellten eine Kombination aus Office und Homeoffice wünschen. Dabei streben sie eine 50/50 – Aufteilung an. Für die Studie hat Adecco jeweils 1.000 Fach- und Führungskräfte in Deutschland, Frankreich, Italien, Spanien, Großbritannien, Australien, Japan und den USA befragt. Die Ergebnisse sind jedoch von Ländern und Alter der Befragten unabhängig.
Eine Salesforce-Studie zu hybridem Arbeiten ermittelte: 64 Prozent der Arbeitnehmer wünschen sich, im Büro und von Zuhause aus arbeiten zu können. Von der Generation Z fordern das 74 Prozent. Sie sehen in dem klassischen Büro weniger Wert als der Durchschnitt aller Altersklassen. Sie fordern daher eine hybride Arbeitsform oder ausschließlich Remote-Arbeit.
Office 60 Prozent – Homeoffice 40 Prozent?
Wie sich das Verhältnis von Arbeitszeit im Büro und im Homeoffice entwickeln wird, bleibt abzuwarten. Alicia Tung, COO vom „The Great Place to Work Institute“, geht davon aus, dass in 10 Jahren Büro und Homeoffice in einem 60-40-Verhältnis zueinanderstehen werden. Zu dem gleichen Ergebnis kommt eine Untersuchung von Barco, einem Anbieter von Visualisierungs- und Kollaborationslösungen: Drei Tage Büro und zwei Tage Homeoffice sollen das hybride Arbeitsmodell der Zukunft werden.
Die Studien zeigen: Arbeitnehmer wünschen sich hybride Arbeitsplätze. Welche Auswirkungen hätte das für Unternehmen? Werfen wir einen Blick auf die Vorteile von hybridem Arbeiten:
6 Benefits hybrider Arbeitsmodelle für Unternehmen
Über 70 Prozent der Führungskräfte gehen davon aus, dass Unternehmen von flexibleren Arbeitsmodellen profitieren können (Adecco-Studie). Welche Benefits kann hybrides Arbeiten also erzeugen?
1. Höhere Produktivität
Bisher galt in den meisten Betrieben die Annahme:
Anwesenheit = Produktivität
Führungskräfte zeigten sich daher skeptisch, wenn Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten wollten. Sie gingen davon aus, dass diese dort schlichtweg weniger leisten würden. In der Praxis scheint jedoch das Gegenteil einzutreten. Mitarbeiter arbeiten genauso viel oder mehr, wenn sie im Homeoffice sind. In einer Studie von Microsoft gaben 82 Prozent der befragten Führungskräfte an, dass ihre Unternehmen derzeit mindestens genauso produktiv seien wie vor der Pandemie.
Der Grund dafür ist einfach: Mitarbeiter können an einem hybriden Arbeitsplatz ihre Zeit besser nutzen. Denn: Wenn sie selbst entscheiden können, wann und wo sie arbeiten, arbeiten sie, wenn sie sich besonders leistungsstark fühlen – und zwar da, wo sie ihre Aufgaben am besten erfüllen können. Sie sind dann oft produktiver.
Diese Erkenntnis bestand eigentlich bereits vor der Pandemie. So gab es schon vor 2020 Studien, die zeigen, dass Remote Work die Produktivität steigern kann. Davon überzeugte Führungskräfte führen das vor allem auf drei Säulen zurück: Flexibilität, Konzentration und geringe Fehlzeiten.
2. Zufriedenere Mitarbeiter
Eine hybride Arbeitswelt macht Mitarbeiter zufriedener. Dafür ist vor allem die Flexibilität im Alltag verantwortlich. So können Arbeitnehmer zum Beispiel
Anfahrtswege zum Büro zu Stoßzeiten vermeiden,
ihren Arbeitstag dann beginnen, wenn sie sich besonders ausgeruht fühlen,
im Homeoffice die Kleidung tragen, in der sie sich wohl fühlen und
zwischendurch Pausen einlegen, um Sport zu machen oder um Zeit mit der Familie zu haben.
Anders gesagt: Arbeitnehmer können ihren Arbeitsalltag und ihr Privatleben besser miteinander vereinen. Sie können ihren Tag freier gestalten, den Alltag einfacher bewältigen und sich besser auf die Arbeit konzentrieren. Auf diese Weise vermeiden sie Stress und sind zufriedener.
3. Mehr Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer hat einen großen Einfluss auf die Leistung von Mitarbeitern. Voraussetzung für Höchstleistungen ist eine gesunde und produktive Arbeitsumgebung. Vertrauen spielt dabei eine entscheidende Rolle.
Eine hybride Arbeitsweise kann das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer stärken. Denn: Mit einer freien Arbeitsplatzwahl zeigen Unternehmen ihren Mitarbeitern, dass sie ihnen vertrauen, ihre Leistung unabhängig vom Arbeitsort zu erbringen. Sie geben ihnen das Gefühl, ihre Arbeit unter ihren eigenen Bedingungen erfüllen zu können. Mitarbeiter schätzen das – und bauen so mehr Vertrauen zu ihrem Arbeitgeber auf.
4. Geringere Kosten
Weniger Personen im Büro spart Unternehmen Geld. Denn: Nicht mehr jeder Mitarbeiter benötigt einen individuellen Arbeitsplatz. Das bedeutet für die Praxis: Betriebe benötigen weniger Bürofläche und weniger Büroausstattung.
6 von 10 Arbeitgebern gehen daher davon aus, dass sie durch ein hybrides Arbeitsmodell die Kosten für Miete, Ausstattung, Instandhaltung und Verpflegung senken können. 68 Prozent von KPMG befragte Geschäftsführer planen, ihren Office Space zu reduzieren. Dabei sollen laut verschiedenen Studien bis zu 20 Prozent Einsparungen möglich sein.
5. Zugang zu mehr Fachkräften
Hybride Arbeitsformen lösen geografische Grenzen im Recruiting auf. Talente müssen nicht mehr in derselben Region oder im selben Land wohnen, um für einen Betrieb arbeiten zu können. Für die Praxis bedeutet das: Unternehmen können aus einem globalen Pool aus Fachkräften wählen.
Das ist insbesondere bei Mitarbeitern aus den Bereichen IT und Technologie wichtig. Diese sind rar am Markt und daher besonders gefragt. Der „War of Talent“ wird daher in Zukunft noch weniger über das Gehalt entschieden. Vielmehr wird eine flexible Arbeitsweise mit hybriden Arbeitsplätzen zu einem wesentlichen Kriterium, um Fachkräfte gewinnen zu können. Gleichzeitig senkt ein hybrides Arbeitsmodell die Fluktuation von Mitarbeitern im Unternehmen.
6. Sicherheit während der Pandemie
Hybrides Arbeiten während Corona bedeutet, dass nicht immer alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind. Auf diese Weise treffen nicht nur weniger Mitarbeiter aufeinander. Unternehmen können auch physische Abstände im Büro einhalten. Angestellte können dann im Office Social Distancing praktizieren. Das gibt ihnen während der Pandemie eine Form von Sicherheit.
Was bedeutet die Einführung hybrider Arbeitsmodelle für das klassische Büro?
Viele Betriebe fragen sich, was mit dem klassischen Büro passiert, wenn sie hybride Arbeit einführen. Sie befürchten, dass ihr Unternehmenssitz dann keine Rolle mehr spielt. Klar ist: Das Office verliert nicht an Bedeutung. Im Gegenteil: Es wird wichtiger als zuvor. Es wird zum Ort der Zusammenarbeit, des Lernens und der Geselligkeit.
Die Adecco-Studie bestätigt diese Annahme. So gaben zwei Drittel der Befragten an, dass es trotz Homeoffice nach wie vor wichtig sei, sich persönlich zu treffen. Eine Studie von Harvard Business Review und Humanyze fand heraus: Im Homeoffice arbeitende Mitarbeiter kommunizieren 80 Prozent weniger miteinander als die Mitarbeiter vor Ort. Neben Videokonferenzsystemen für Online-Meeting-Tools wie Skype und Zoom ist daher vor allem der persönliche Austausch im Büro unverzichtbar.
So können Unternehmen ihr Büro an hybride Arbeit anpassen
Um das Büro für seine veränderte Funktion vorzubereiten, müssen Betriebe dies an die neuen Bedürfnisse anpassen. Das kann sich zum Beispiel – je nach Unternehmen und Abteilung – in einer neuen räumlichen Aufteilung äußern. So müssen Betriebe neben klassischen Arbeitsplätzen, an denen Arbeitnehmer konzentriert arbeiten können, vor allem mehr Orte für den persönlichen Austausch schaffen.
Wie Dropbox hybride Arbeit umgesetzt hat
Dropbox führte bereits 2020 einen „Virtual-First-Arbeitsplatz“ ein. Dafür verwandelte es seine bestehenden Büros in sogenannte Dropbox Studios. Dabei handelt es sich um Coworking Spaces, die auf Zusammenarbeit und Gemeinschaftsbildung ausgelegt sind. Sie bilden einen Ort für Kollaboration und Kommunikation.
Fazit
Die Pandemie hat die Erwartungen an Arbeitsmodelle verändert. Dabei hat sich hybride Arbeit als das Arbeitsmodell der Zukunft erwiesen. Studien belegen, dass Arbeitnehmer dies von ihren Arbeitgebern jetzt erwarten. Große Tech-Unternehmen in den USA haben daher bereits reagiert. Sie haben hybride Arbeitsplätze in ihre Unternehmenskultur integriert.
Dem sollten auch Betriebe in Deutschland nachkommen. Hybride Arbeit kommt – und das nicht nur, weil Studien die Vorteile hybrider Arbeit aufzeigen. Bereits vor Corona waren die Generation Y und die Generation Z mit unflexiblen Arbeitsmodellen ihrer Arbeitgeber unzufrieden. Die Pandemie hat den Wandel hin zu hybriden Arbeitsplätzen lediglich beschleunigt. Unternehmen, die jetzt nicht reagieren und ihre Arbeitsweise anpassen, verlieren wertvolle Fachkräfte.
